Hvad disse rapporter er til
Kanplas fire nye eksporttyper giver jeres økonomiteam et struktureret og afstemningsklart overblik over alt, hvad der sker på tværs af jeres kantinedrift — fra det øjeblik en ordre bliver afgivet, til den bliver til en fakturalinje.
💡 Hvor finder du dem: I Kanpla Administration går du til Statistik → Dataeksport → Opret eksport (+). Under Type vælger du en af de fire eksporttyper for salgsrapporter, som beskrives i denne artikel.
Disse eksporter er designet til at besvare tre centrale økonomispørgsmål:
Hvad var den samlede omsætning? På tværs af alle ordrer, kanaler og lokationer i perioden.
Hvad skal faktureres? Fakturerbare ordrer og fakturerbare tilskudsandele, som endnu ikke er afregnet, og som indgår i debitorprocessen.
Hvad var rabateffekten? Hvor meget omsætningen blev reduceret af kampagner, rabatter eller undtagelser.
Nøglebegreber: Kredit, Fakturering, Rabatter, Total
Før vi dykker ned i kolonnerne, er det nyttigt at forstå de fire kommercielle komponenter, som eksporterne er bygget op omkring. Tilsammen udgør de altid det samlede salgstal.
Formlen
Samlet salg = Kreditsalg + Faktureringssalg − Anvendte rabatter
Kreditsalg
Ordrer betalt direkte af slutbrugeren via kort, app-wallet eller kredit. Dette er øjeblikkelig, afregnet omsætning — penge ind ad døren. Du behøver ikke at følge op med en faktura for denne del.
Faktureringssalg
Omsætning, der faktureres til en virksomhed eller lokation i stedet for at blive opkrævet direkte fra slutbrugeren. Dette dækker to scenarier: ordrer, hvor hele betalingen håndteres via faktura, og ordrer, hvor et tilskud eller en allowance betyder, at virksomheden betaler en del af omkostningen på brugerens vegne.
I begge tilfælde er denne del kontraktligt skyldig, men endnu ikke opkrævet — og den indgår direkte i jeres debitorproces.
Anvendte rabatter
Den samlede værdi af rabatter, der er fratrukket ordrer — rabatter, kampagner eller undtagelser. Dette er et negativt bidrag til omsætningen. Ved at følge det over tid kan I kontrollere rabatlækage og validere kampagneforbrug.
Samlet salg
Det fulde billede — kombinerer kredit, fakturering og rabatter. Dette er tallet, der bør afstemmes med jeres omsætningsrapport for perioden, uanset hvordan de enkelte ordrer blev afregnet.
⚠️ Vigtigt: Alle fire eksporter bruger billed_date som deres primære datodimension. Brug af order_date vil skabe uoverensstemmelser mellem eksporterne og jeres regnskabsperioder.
De fire eksporttyper
Eksporterne findes i to dimensioner: Salg vs. Fakturering og Aggregeret vs. Detaljeret — altså rækkernes detaljeringsgrad. Vælg ud fra det spørgsmål, du forsøger at besvare.
Salgseksporter — det fulde billede af alle ordrer
Salgseksporter inkluderer alle ordrer, uanset hvordan de blev betalt. De giver det mest komplette overblik over den kommercielle aktivitet i en periode.
Sales Total — Aggregated giver én række pr. ordre med totaler opdelt i kredit, fakturering og rabatter. Dette er den hurtigste vej til omsætningsoversigter for perioden og ledelsesrapportering.
Sales Total — Detailed giver én række pr. produkt- eller rabatlinje inden for hver ordre og tilføjer metadata om produkt, rabat og moms. Brug den til momsaudits, marginanalyse og dybdegående fejlsøgning, når aggregerede totaler ser forkerte ud.
Faktureringseksporter — kun ordrer med faktureringsmetode
Faktureringseksporter er begrænset til ordrer, der resulterer i en faktura — enten fordi hele ordren faktureres til en virksomhed, eller fordi et tilskud eller en allowance betyder, at virksomheden dækker en del af omkostningen på brugerens vegne. De er designet til debitor- og fakturaoperationer.
Billing Total — Aggregated giver én række pr. fakturerbar ordre, inklusive ordrer med delvist subsidierede beløb, der indgår i en virksomhedsfaktura. Dette er det faktureringsklare datasæt til debitorforberedelse og fakturakørsler.
Billing Total — Detailed giver én række pr. fakturerbar produkt- eller rabatlinje. Brug den som fakturabilag, til håndtering af kundetvister og til skattemæssig gennemgang af specifikt fakturerede linjer.
Overblik
Eksporttype | Omfang | Rækkeniveau | Bedst til |
Sales Total — Aggregated | Alle ordrer | 1 række pr. ordre | Omsætningsoversigt for perioden, ledelsesrapporter |
Sales Total — Detailed | Alle ordrer | 1 række pr. produkt-/rabatlinje | Momsaudits, produktmargin, rabatanalyse |
Billing Total — Aggregated | Fakturametode + fakturerbare tilskud | 1 række pr. fakturerbar ordre | Debitorforberedelse, fakturakørsel, kundens faktureringspakker |
Billing Total — Detailed | Fakturametode + fakturerbare tilskud | 1 række pr. fakturerbar linje | Fakturabilag, tvister, skattemæssig gennemgang |
Sådan finder du frem til dine totaler
Hver eksporttype er designet omkring et specifikt sæt spørgsmål. Nedenfor finder du en trinvis gennemgang af, hvilke kolonner du skal summere for at få de tal, som økonomiteamet oftest har brug for.
Kontanter modtaget i banken
Summér kolonnen credit sales for at se den samlede omsætning, der er betalt direkte af slutbrugere via kort, wallet eller app. Pengene er allerede opkrævet og bør kunne afstemmes med jeres betalingsudbyders opgørelse, f.eks. Adyen. Der er ikke behov for fakturering eller debitoropfølgning for denne del.
Samlet salg til fakturering
Summér kolonnen billing sales for at se den samlede omsætning, der skal opkræves fra virksomheder eller lokationer via faktura. Dette inkluderer både fuldt fakturerede ordrer og den fakturerbare del af ordrer, hvor et virksomhedstilskud eller en allowance dækker en del af omkostningen på brugerens vegne — for eksempel når en virksomhed betaler et fast dagligt måltidstilskud, og resten betales af brugeren. Dette er jeres debitortal for perioden — optjent, men endnu ikke opkrævet. Brug det til at forberede fakturakørslen og følge op på udestående beløb.
Brug kolonnen payment method til at skelne mellem ordrer, der er fuldt fakturerede, og ordrer, der har en fakturerbar andel på grund af et tilskud. Vil du oprette en faktura kun for tilskud? Så filtrér efter betalingsmetoden hybrid-billing og summér kolonnen billing sales.
Samlede rabatter givet
Summér kolonnen discounts for at se den samlede værdi af rabatter, kampagner og undtagelser, der er fratrukket i perioden. Dette er typisk et negativt tal. Brug det til at overvåge rabatlækage, verificere kampagnebudgetter og forstå nettoeffekten på omsætningen.
Samlet omsætning for perioden
Summér kolonnen total sales for at få det komplette omsætningstal for perioden — hvor kreditsalg, faktureringssalg og rabatter kombineres i ét tal. Dette svarer til trin 1 + trin 2 minus trin 3, så du kan bruge det som en krydskontrol, før du godkender ledelsesrapporten.
💡 Tip: Brug excl_vat-varianterne til rapportering af nettoomsætning og incl_vat til bruttotal, f.eks. kundevendte fakturaer. Kolonnen vat viser momsbeløbet isoleret til brug for momsindberetning.